Een van de bouwstenen binnen programmamanagement is batenmanagement. Geen eenvoudig onderwerp. En bovendien een begrip waar nog wel eens wat weerstand tegen bestaat, met name in de publieke sector. Daar wordt eerder gesproken over effecten, operationele doelen of publieke waarde. Baten zijn positieve effecten van verandering, prestatieverbeteringen die bij moeten dragen aan het realiseren van de doelen van de organisatie. De inspanningen vanuit het programma zijn erop die baten tot stand te (helpen) brengen.
Bij het concretiseren van baten komen we op het terrein van de prestatieindicatoren. Coen de Bruijn schetst in zijn boek Key performance illusies een interessant beeld van het gebruik van Key Performance Indicatoren. Hij laat op een heldere manier zien wat er allemaal mis kan gaan bij het gebruiken van KPI’s. Niet om ze daarmee maar meteen bij het grofvuil te zetten, maar om je ogen te openen en je daarmee ook een aantal handreikingen te doen voor hoe je er op een betere manier mee kunt omgaan. Michiel van der Molen reikt in zijn boek Batenmanagement draait om mensen handvatten aan voor goed batenmanagement, maar toont zich geen fan van uitgebreide, door experts gemaakte, gedetailleerde batenmodellen.
Ook voor de programmamanager dus relevant om hier meer van te weten!
Wellicht herken je uit je eigen praktijk hoe lastig het kan zijn om de goede baten (lees: prestatieindicatoren, effecten, operationele doelen) te definiëren, hierop eigenaarschap te creëren en er vervolgens op te sturen? En mogelijk ervaar je ook de keerzijde van het werken met baten? Bijvoorbeeld dat de sturing erop afleidt van andere zaken die ook belangrijk zijn of ongewenste effecten over het hoofd doet zien.
In deze bijeenkomst gaan we in gesprek over deze thematiek. We hebben Michiel en Coen uitgenodigd die hun licht over deze en andere vraagstukken zullen laten schijnen:
Een snapshot uit hun beider boeken vind je hieronder.
We nodigen je uit je eigen vraagstukken in te brengen en met ons hierover in gesprek te gaan.
De bijeenkomst zal online plaatsvinden en start om 18:00 uur.
Coen de Bruijn:
Moeten we stoppen met het gebruik van KPI’s?
“Laat er dus geen misverstand over bestaan: ik vind niet dat we moeten stoppen met het gebruik van KPI’s. Prestatie-indicatoren hebben een functie in de huidige complexe, voortdurend veranderende wereld. Er zijn meer dan genoeg voorbeelden van situaties waarin prestatiemetingen mensen hebben geholpen om goed onderbouwde en op feiten gebaseerde beslissingen te nemen. (...)
Dat gezegd hebbende, denk ik wel dat we prestatiemetingen iets te ver hebben doorgevoerd. De toename van het aantal audits, verantwoordingsverslagen, reviews, controles, benchmarks, ratingsystemen et cetera, ging gepaard met en toename van het aantal dashboards, cijfers, metingen, indicatoren die om actie vragen, reacties, rapporten, PowerPoints, Excel-sheets - noem maar op.
Daar komt nog bij dat we veel te veel belang hechten aan deze indicatoren. We zijn veel te veel bezig de wereld te construeren en te meten, waardoor we steeds minder ruimte overlaten voor creativiteit, fouten maken en leren. De KPI’s die de gedragsmatige aspecten van prestaties meten, oversimplificeren vaak de complexiteit van menselijk gedrag, en KPI’s die objectiever geacht worden te zijn (zoals financiële KPI’s) zeggen niets over het waarom.
Dus wanneer KPI’s met een duidelijk doel worden gemaakt en terughoudend worden gebruikt, kunnen ze informatie geven over de actuele stand van zaken. Het is wel verstandig je voortdurend af te vragen of de KPI nog de juiste tool is en of het middel niet te veel een doel is geworden.
En ja, soms moet je je afvragen wat het ergste is wat er kan gebeuren als je ophoudt met het gebruik van een bepaalde KPI. Probeer de organisatie en haar klanten niet te zien als een wasmachine die via allerlei indicatoren kan worden gemonitord en gecontroleerd. Als je je daar ongemakkelijk bij voelt, kun je je beter afvragen wat je liever hebt: dat je je ongemakkelijk voelt maar wel steeds voorbereid bent op het onverwachte, of dat je je prima voelt omdat je in de waan verkeert dat je alles onder controle hebt.”
Michiel van der Molen:
Kun je planmatig veranderen?
“Bij de meeste veranderingen heb je te maken met verschillende partijen die verschillende belangen hebben. Al deze belanghebbenden zijn zelf verantwoordelijk voor hun optreden, en handelen op een manier die we niet kunnen voorspellen en niet kunnen beheersen. De dynamiek die ontstaat door de invloed van deze belanghebbenden is complex en onvoorspelbaar, en veranderingen lopen dan ook altijd anders dan je van tevoren hebt bedacht. Het heeft daarom geen zin om star vast te houden aan je plan: het gaat erom in onverwachte omstandigheden tijdig bij te sturen.”
De essentie van batenmanagement is voor Michiel het creëren van eigenaarschap van de baten. Gezamenlijke batenmodellering is een hulpmiddel om dit bateneigenaarschap te bevorderen. Uiteindelijk gaat het erom belanghebbenden te helpen zich samen te richten op waar het programma uiteindelijk om draait: de te realiseren effecten, de (financiële en/of niet-financiële) baten. Zodat je alle inspanningen erop kunt richten om die effecten te optimaliseren. Zeer relevant voor programmamanagers.